La tiranía del correo electrónico

"Email is one of the greatest things the computer revolution has done for personal productivity. Used improperly, it can also hurt your productivity."

En el artículo se dan una serie de normas para evitar la tirania del correo electrónico.

+ Turn your email client off. Pick the moment at which you'll be interrupted.

Fundamental. Tengo la opción automática de recibir correo, del Outlook, desactivada. Es un elemento de distracción innecesario. Es casi inevitable consultar la bandeja de entrada, cuando se muestra el icono de aviso de recepción de mensajes en la esquina derecha inferior de la pantalla (ni contar si lo tienes con sonido, insufrible).

+ Never criticize anyone in email, and avoid technical debates. Use face-to-face meetings or 'phone calls instead.

La primera parte es obvia, no es el medio más adecuado para realizar críticas o señalar algún aspecto negativo. En la segunda parte – evitar detabes - tengo mis dudas, en el artículo se referiere a debates largos y considera que se puede llegar a polarizar el debate con diferentes frentes. Me imagino que depende del tema a tratar, de las personas implicadas, de si hay o no moderador.

+ Be judicious in who you send email to, and who you copy on emails.

Cierto, a veces enviamos (o recibimos) demasiadas copias de emails (opción CC) a personas que el asunto les cae de manera tangencial. Muchas veces creo que se hace con el objetivo de protegernos, pero la consecuencia son buzones hasta arriba e incluso un cruce de correos innecesarios. Es mejor enviar copias (CC) cuando se solicitan de manera explícita. Las copias ocultas, personalmente no me parecen correctas; quizá existan casos en los que este justificada enviar copias ocultas pero no lo contemplo.

+ Observing some formality is important.

Importante, no sólo con revisar la ortográfica y sintaxis sino la estética y organización del mensaje.

Se observa como empresas gastan mucho dinero en su imagen corporativa, y después se olvidan que la mayoría de los empleados se relacionen con clientes, proveedores, colaboradores a través del correo electrónico. Entonces se suele dar el caso que mientras recibes correos estándar todo perfecto, en el momento que existe una intereracción personalizada se acabo la magia. Y es que hay muchas más personas en una empresa que se relacionan vía correo electrónico con el exterior de lo que a priori se puede pensar como para no tener manual, normas de estilo y controlar la calidad de los correos.

+ Don't hesitate to review and revise important emails.

Esto me parece de una obviedad.

+ Remember that email is a public and permanent record.

Este punto enlaza con el número de copias a quién se envía el correo si en un futuro existe algún problema siempre puedes consultar tu registro de emails y enviarlo.


Para mí faltaría apuntar que es necesario que tengamos en cuenta que el correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono y en muchas ocasiones parece que se quiere emplear como síncrono cuando para eso tenemos otros medios.

Si empleo el correo electrónico como medio para comunicarme no pretendo tener una respuesta inmediata porque para eso tengo el teléfono o utilizo una aplicación de mensajería instantánea o el encuentro personal.

Observo que en algunos estudios de mercado en el que se realizan valoraciones del servicio de una empresa, se le da demasiada importancia (con esto no quiero decir que no la tenga) al tiempo de respuesta al correo electrónico enviado. Y dentro de un intervalo de tiempo en este caso es más importante la calidad de la respuesta.

Si escribo para solicitar información sobre un producto / servicio o cualquier cuestión (reclamación, queja) me parece que la respuesta debería ser en menos de 24 horas. Pero no me puedo quejar si no me han contestado a los 10 minutos porque para eso llamo por teléfono. A menor tiempo la probabilidad de recibir una respuesta estándar es mucho mayor, vamos que copian y pegan lo que hay en su web. Con un poco mas de tiempo creo que pueden darme una respuesta más personalizada, yo entiendo que si envío un correo es porque la información que tienen disponible públicamente no me ha servido y necesito algo más específico, personalizado.

Parece que se olvida la diferencia entre inmediato y unas horas.